PEHR实践(3) | 如何组织好一次有效的工作例会?

工作例会是公司内部、部门内部经常召开的一种会议形式,开得好的例会可以及时总结工作、发现问题,并为下一阶段工作明确方向。而开得不好的例会,一般是流于形式,不痛不痒,开和不开没什么区别。

那么如何才能组织开好一次有效的工作例会呢?

例会的工作内容

例会是指定期召开的一种工作会议形式,一般有周例会、月度例会或季度例会,无论周期怎样的,其目标基本是相同的。

首先,应该对照年度工作目标、工作职责或重点任务对前期工作进行总结。这一部分应强调参会人员不应是阐述流水账,而应该以结果为导向,明确完成情况,以及未完成的内容。

第二,对前期的工作存在问题的分析。这里强调的是问题分析,而不是简单地提出问题。工作开展过程中遇到各种困难肯定是难免的,很多时候也事先无法预知,遇到问题怎么去解决首先就需要全面分析。问题可能是因为市场发生变化,也可能是投入资源不足,还可能是内部协作出现问题、团队内部成员个人问题等等,只有对问题的原因进行了分析,才能有效去解决。

第三,对工作中的问题,经过讨论,提出解决方案。可以由老板直接决定的事情,老板可以直接拍板确定,需要某些团队或人员配合的事情,也可以直接安排。对于比较复杂的问题,建议不要在工作例会中讨论,应单独召开专题会进行详细研讨。

第四,明确下一步工作的目标。首先参会人员应该对自己的下一步工作有明确目标,另外结合会议内容做一些补充,最后老板需要结合总体情况下达工作任务,强调工作重点。

会议的组织很重要

例会的内容明确后,如何将会议组织好,还是有很多技巧的,这也是保证会议有效的重要因素。

第一,要有专人负责定期组织例会。如果是公司层面的例会,应由总裁办或综合部等类似职能的部门指定专人定期组织,如果是部门层面,大部门可以由综合秘书发起,小部门一般可以由部门负责人或副手来直接组织。

第二,强调时效性。既然是例行会议,就要有确定的周期性,必须明确每次会议的定期时间。如果随机性很强,就不能称之为例会了。确定好周期,对相关工作的开展也是一个督促作用,也不会因为经常要临时开会打乱工作节奏。

第三,对于工作回顾和问题分析部分,参会人员要提前准备。由会议召集人发起会议,参会人员应形成会议材料,可以是对工作目标的一句话简单描述,也可以是一个全面的PPT展示(一般适用于半年或年度会议)。

第四,会议的主持人可以是召集人,但会议中的老大一定要对每个人的汇报进行总结和点评,好的要表扬、不好的及时提醒。这样才会对具体工作负责人形成一定的压力,确保工作落实执行。

第五,必须形成完整的会议纪要,列明会议中提出的工作内容,并落实到责任人和完成时间,在下一次会议上要进行跟踪。

第六,利用工作例会可以根据实际情况进行信息分享和通报,比如时事热点、市场动态、内部管理信息、人员变动信息等等,利于充分交流、信息通畅,避免各种传言。

什么是一次成功的例会?

召开一次成功的例会后,参会人的感觉应该是能感受一定的工作压力,同时对于存在的问题和工作方向明确,以及有了相关资源协调支持后,能够产生了工作的动力。

对于老板来讲,能充分了解到业务进展信息,对团队人员的实际工作状态有了清晰的了解,知道自己下一步需要重点关注的领域,也会对团队人员的工作态度进行充分了解。

团队成员之间通过充分的信息交流,知道彼此的工作情况,既可以挖掘出业务合作机会或明确自己的工作方向,大家也能取长补短。

还有几点小提示

  • 工作例会的时间不应过长,避免拖沓,控制在1个小时最好。对于汇报比较啰嗦的同事,主持人或老板要及时告知,强调结果和需要沟通事项,具体细节可以单独交流。
  • 不应成为表功会,有结果的要及时表扬,但进度不达标也要及时批评,树立正确的价值观。
  • 参会人员应该精简,相关责任人必须参会,而无关的人员尽量不要参会。

一次有效的例会可以对工作开展起到很好的促进作用,利用好工作例会可以解决很多工作中存在的问题,所以说开好工作例会十分必要。股权投资行业很多工作开展都是项目组的形式,定期的进度追踪更是十分必要。HR部门很多时候在企业里承担着组织公司例会的职责,掌握好组织工作例会的技能十分重要,同时,HR负责人如何在自己团队中组织开展工作例会也是值得思考的。

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  • Bolt8 reply

    开会也有大学问