PEHR实践(1) | 如何做背景调查?

在股权投资业务中,尽职调查是投资流程中一个非常重要的环节,也是占用投资团队成员时间最多的工作内容。按照维基百科的定义:

尽职调查(due diligence)是在签署合约或是其他交易之前,依特定注意标准,对合约或交易相关人或是公司的调查。
尽职调查可能是依法律要求必须进行的,不过多半是指自愿性的调查。在许多产业中常见的 尽职调查是在潜在买家要并购其他公司时会先评估目标公司及其资产。尽职调查背后的理论是在进行决策前,这类的调查可以让决策者可以有更多系统化的相关资讯,对于其成本、利益及风险有更多的资讯,以便进行知情的决策。


在股权投资业务中,尽职调查是最终投资决策的重要依据,一般需要整合投资经理、行业研究员、财务人员、法务人员成立项目组,从多个角度对拟投资项目进行详细的核查和判断。具体可能包括对拟投标的行业情况、企业自身发展情况、竞争优势、合作伙伴等情况进行摸底,对财务数据及相关资质、业务合同进行核验,通过实际的数据和一手资料进行整体判断分析,为项目估值和投资决策提供专业建议。

在人力资源管理实践中同样也需要尽职调查这个技术环节,我们称之为“背景调查”。我们聚焦的是对候选人的过往经历调查,通过核查资料、相关访谈和调研全面了解候选人的情况,为最终的录用决策提供依据,尽可能规避录用风险。

对一般岗位的背景调查往往可以通过候选人的证件、学历学位证书、资格证书、工资流水等资料,进行基本信息的核查,再结合面试中的沟通,就基本可以判断是否符合录用岗位的标准了。但对于关键岗位或管理岗位,候选人的过往经历相对较多,也相对会比较复杂,我们需要能更深入了解其过往的情况,这时候就需要做一次深入的背景调查。其中,增加的关键点就是通过对其曾经服务过的公司相关人员的访谈、核实相关信息,对候选人过往工作情况有进一步的了解。

目前,进行深入的背景调查一般有三种方式可以选择:

  1. 由猎头公司协助调查。很多时候候选人来源于猎头推荐,我们一般也会要求猎头提供背景调查报告。这种方式虽然最省事,但是现实中的情况是,猎头和候选人的利益是一致的,他们共同的目标是促成入职。所以,猎头不可避免地会对背景调查的结果进行适当的美化,帮助候选人做一些“技术处理”,因此这样的背景调查报告的真实性并不完全可信。
  2. 第三方背调专业公司。这是近年来出现的HR专业服务机构,他们会采用一定的专业手段和大数据抓取分析,提供相对客观的调查结果。这种渠道相对比较专业、态度中立,也比较客观,应该是未来HR专业服务中很有发展前途的细分领域。但现实情况是,这类公司目前刚刚兴起,发展良莠不齐,从业人员素质也有高有低,因此在选择这类机构时应仔细辨别,避免给企业和候选人带来不必要的麻烦。
  3. HR自行调查。这种方式虽然会增加HR的工作量,也会对HR有更高的要求,但好处是明显的。公司可以获取最直接的一手资料和最真实的信息,HR自身也非常清楚公司对候选人的需求重点,因此能更针对性地展开调查,做出更全面的判断。

基于以上分析,更建议HR团队能够自行去对候选人展开背景调查工作。就像股权投资业务中的尽职调查,虽然有时也会聘请第三方会计师、律师配合,但最终还是要由公司自己的专业团队参与并作出关键节点判断。

进行背景调查,首先需要确定被调查的公司,我们可能不需要对候选人所有工作经历都进行调查,而应该聚焦在我们关注的、和岗位要求密切相关的工作经历。如果HR本身有自己的渠道可以和对方公司相关人员沟通,当然是最理想的方式,但更多时候我们还是需要借助候选人提供的信息与对方公司联系。虽然这里面可能会存在候选人提供人员信息时会选择一些关系较好的同事,而且会提前做好交待,但我们只要把握好调查的内容、结构,并注意沟通的技巧,还是可以挖掘到真实信息的。

调查的对象一般应涵盖候选人的上级、下级、同一团队的同事以及人力资源部门人员。如果能当面沟通最好,但可能不现实,所以大多时候采取电话访谈的形式,也可以视访谈对象情况采取视频、微信交流等方式。对于访谈的内容可以大致梳理如下:

  • 基本信息核对:在职时间、职位、汇报关系、工作职责等;
  • 工作情况:所负责工作内容完成情况,承担的重要事项和主要成果;
  • 性格特点和团队协作:优缺点、上下级评价、同事评价;
  • 奖励和处罚情况、是否有竞业限制协议、劳动纠纷情况;
  • 离职的原因。

另外,我们需要根据实际情况,在访谈中设计一些开放式问题,以便能够从被访谈人那里获得更多信息。比如,针对工作内容的具体细节可以深入了解,也可以请被访谈人谈几点深刻的印象,最好能有具体事例说明。最后,可以针对候选人的新职业规划,请被访谈人给一些建议,从中也可以了解到他对候选人的一些评价。

一个成功的背景调查会受很多因素的制约,其中最重要的是调查对象的选择和访谈中的沟通技巧。背景调查中的访谈不是面试,所以不能用HR熟悉的面试技巧套用,这是对HR沟通能力和信息挖取能力的考验。针对背景调查,在实践中,还有以下几点提示:

  1. 如果候选人尚未离职,对目前公司的调查就需要慎重。可以与候选人充分沟通,选择合适时间和人员,或者也可以找一些曾经共事过但已离开目前公司的同事了解。访谈过程前,应充分跟候选人沟通,如不方便了解的信息,也建议采取一些灵活的话术,以免对候选人产生不必要的麻烦和纠纷。
  2. 访谈过程中多倾听,不要打断访谈对象的谈话,尽量让对方多说,这样才更能获得更多的信息。如果对方刻意回避某些问题,可以追问并表明希望了解的原因和重要性。但要注意沟通的态度,不要让对方觉得是在审问,应表现出真诚的态度,说明也是在对候选人的职业选择负责。
  3. 被调查公司一般很多情况下是同行业或相关行业公司,通过背景调查也是一次很好的积累人脉和行业交流的机会,也许从中还有可能发掘更优秀的人才,真是好处多多。因此,想成为一个优秀的HR,应该珍惜每一次背景调查的机会。
  4. 背景调查的访谈最好由熟悉岗位要求的招聘负责人或HR负责人亲自进行,每个被访谈对象结束访谈后,应及时将访谈信息记录并整理,以免遗忘,所有访谈结束,尽快形成一份完整的背景调查报告。

成功的背景调查在挖掘优秀人才中能够起到非常重要的作用,通过了解候选人之前工作中的情况,去除面试中伪装和片面印象,更真实体现候选人的实际工作情况,可以很好地判断出候选人未来在新工作岗位上的表现和胜任程度,为最终的录用决策提供最真实的记录,也可以为候选人入职后的职业发展提供有针对性的帮助。

最后还是想说一下,虽然通过了解候选人过去的经历可以使我们预知将来的表现,但过去的成绩或失败并不能完全代表一个人的现在和将来。通过背景调查,只是让我们有了更全面了解候选人的机会,最终目的是判断是否符合我们的人才需求,而不是根据过往经历进行简单匹配。人力资源管理工作是在经营企业的人力资本,HR一切工作的目的都是为了是帮助企业选到合适的人,匹配到合适的岗位,做好人员发展规划帮助优秀的人成功,从而达到企业和员工的双赢。

Comments
Write a Comment